Confidencialidade em documentos: Três soluções para proteger seus arquivos físicos

Na área digital já existem muitas formas de proteger documentos com informações confidenciais. Eles podem ser “escondidos”, criptografados, acessados somente por senha, etc. Se estiver na nuvem, melhor ainda. Vários ajustes como verificação em dois passos, ativação de alertas, restrição de acesso de outros aplicativos já garantem a segurança dos dados. 

Mas, apesar da crescente digitalização e tendência a armazenar os dados no ambiente virtual, muitos documentos confidenciais estão e ainda precisam ser guardados em formato físico. É o caso do sistema judiciário no Brasil, que ainda não se modernizou o suficiente para poder dispensar os arquivos físicos. Deste modo, os advogados, por exemplo, são profissionais que precisam estocar papeis. 

Outras profissões, como contador, médicos, psicólogos precisam manter documentos físicos por um período determinado de tempo. Muitos contratos, laudos, processos, autorizações, alvarás, certificados, notas fiscais, entre outros, tem valor legal não podem ser descartados devido ao seu valor legal. No ambiente corporativo não é diferente. A legislação brasileira exige que as empresas arquivem documentos trabalhistas, comprovantes de pagamento, acordos, entre outros, por períodos que chagam até 20 anos. 

Como proteger os arquivos físicos?

Uma das principais preocupações, tantos das organizações, quantos dos profissionais liberais, que trabalham em escritórios e consultórios, é com a segurança. Não estamos falando apenas dos bens materiais, mas especialmente da documentação, que possui muitas informações pessoais e confidenciais dos clientes. Para te ajudar na tarefa de proteger os arquivos físicos, compilamos três boas ideias. Confira!

1. Contrate uma empresa de segurança

Uma equipe que se responsabilize pela segurança do seu ambiente de trabalho, especialmente quando você tem informações sensíveis armazenadas nele, vai lhe proporcionar mais tranquilidade. Atualmente, o mercado oferece empresas especializadas pela guarda de documentos. Além da segurança, eles fazem toda a gestão do espaço, permitindo que apenas pessoas autorizadas acessem os arquivo. Vale lembrar que é preciso analisar a reputação da organização antes de contratar e consultar pessoas que já utilizam o serviço. 

2. Instale equipamentos de segurança 

Vale a pena investir em equipamentos de segurança, como câmeras e alarmes. Mesmo se você tiver uma pessoa como recepcionista, essas ferramentas serão úteis para te deixar mais seguro no dia a dia. Além disso, você pode ter acesso às imagens pelo seu celular, sem precisar se deslocar ao seu local de trabalho no final de semana, por exemplo. 

3. Aposte nas Fechaduras digitais 

Das três alternativas, essa é a que oferece o melhor custo-benefício, principalmente se você trabalha sozinho. As fechaduras digitais são exemplos de como a tecnologia veio para facilitar a vida de quem precisa de segurança no trabalho. Práticas e modernas, elas dispensam o uso da chave, oferecem opções com diferentes formas de aberturas, permitindo total controle de acesso. Com acesso via Bluetooth, alguns modelos permitem que você use apenas seu smartphone para abrir a porta do seu escritório. 

Os benefícios de investir em novas tecnologias no seu escritório podem ser maiores do que você imagina. Não vale a pena descuidar de informações essenciais à sua profissão. Pense nisso! Acompanhe nossas dicas e fique por dentro das soluções ideais para você.